Parte ½ - Gestión de proyectos en tiempo de crisis, Alinearse con al estrategia de la compañía.

Actualmente con la crisis económica que nos envuelve, que impacto esta teniendo en la gestión de proyectos?

Para empezar se esta paralizando los proyectos de inversión e innovación en las compañías, es el día a día en nuestras casas. Esta sucediendo porque la compañías se están quedando sin medios para arrancar nuevas ideas y proyectos.

Principalmente los impedimentos son:

-Falta de liquidez

-Dificultad de acceso al crédito

-Reducción de ventas y de costes

-Desapalancamiento de inversiones

-Paralización de proyectos de inversión e innovación

Por este motivo se deben seleccionar los proye

ctos que se evalúen y lleguen al role de proyecto Estratégico para la compañía,

Proyectos estratégicos, hay que tener cuidado con la palabra estrategia, porque muchas veces como no sabemos justificar un proyectos lo atacamos como que es estratégico.

Los principales pilares de un proyecto estragecito debe ser :

Debe presentar unas fuentes directas de negocios, ingresos, …

Deben alimenta y mejoran las operaciones de la compañía, mejora la eficiencia, el rendimiento, al final lo que pretende es mejorar la eficiencia de la compañía sobre el negocio.

Los proyectos son los elementos de ejecución de las estrategias de las organizaciones, podríamos decir que los proyectos son el Alma de las transformaciones de las organizaciones.

Que herramientas tenemos para identificar y poder alinear el proyecto a la estrategia de la compañía? Tenemos varias herramientas:

-misión, visión, valores y líneas estratégicas

-análisis DAFO

-Modelo de las 5 fuerzas(*)

-barreras

-clientes

-proveedores

-rivalidad

-productos

-Estrategias genéricas

-Cadena de valor

-Ámbitos, vehículos, diferenciadores, fases, lógica económica

-El balanced Score Card

Con estas herramientas podemos llegar a conocer la estrategia de la compañía y asi poder identificar los proyectos que se alinean y puden impulsar el negocio en estos tiempos que pasamos.

Los proyectos nos van ayudar a transforma nuestra organización en un momento tan delicado como es el actual, tiene que trabajar los proyectos y las aplicaciones en paralelo para el negocio.

Actualmente con la crisis lo que se realiza es paralizar los proyectos y debemos tener presente que parando proyectos se paran las estrategias de las compañías.

La actual crisis es una fuente inagotable de oportunidades, y lo ultimo que nos podemos permitir es dejarlas pasar.

“el riesgo responsable e inteligente es el único camino hacia la creación de valor” MICHAEL EISNER

(*) No se ha entrado en detalle en las metodologias, pero si alguien esta interesado que lo comente y puedo crear un post entrando en detalle.

Chrome OS, un buen futuro para el CLOUD COMPUTING

Después de haber terminado los capítulos sobre el Saas, aparece en los medios que Google apuesta por un nuevo sistema operativo orientado a los ordenadores ultraportátiles basado en el cloud computing, el chrome OS.

Google Chrome OS se ha anunciado como un sistema operativo para ordenadores ultraportátiles que se centrará, básicamente, en el uso del navegador y, por tanto, de aplicaciones en la red, es decir, en la nube, más que en el trabajo en local.

La verdad que plantear todo un sistema operativo total en Internet es una apuesta muy atractiva, personalmente creo que es el futuro, porque en todo momento estamos buscando la comodidad de pc’s super ligeros, pequeños,… ultraportátiles, utilizando el cloud computing se puede plantear desarrollar portátiles con un buen sistema de comunicación y poco mas, el futuro.

Eso si!, pensar en tenerlo todo en red nos hace pensar en varios problemas que puede surgir, como por ejemplo que nos quedemos sin red, que el servicio este caído y no se pueda acceder, para estas ocasiones se aconseja tener un plan B, realizar copias de lo mas critico en tu pc o en un usb para poder continuar trabajando si no tenemos conexión.

Igualmente hay que pensar que la gente de Google esta problemática seguro que la tiene contemplada y dentro del propio sistema operativo ofrecerá un servicio de trabajo OFFLINE.

De este modo, podremos utilizar Gmail, Google Docs u otras sin necesidad de estar conectados, pudiendo enviar posteriormente los datos a la red cuando volvamos a tener conexión.

Esto tiene toda la lógica, pues Google no ofrecerá un sistema que nos deje tirados cuando no tengamos conexión.

En conclusión, aun queda un poco a nivel tecnológico y un poco “mas grande” a nivel de conciencia de usuario, porque aun no estamos preparados para trabajar al 100% fuera de nuestro pc, pero igualmente si Google apuesta por el cloud computing, quiere decir que seguro que al final triunfa y tiene un buen futuro.

Parte 4/4 – Apuesta de futuro, Software como servicio SaaS.

Creo que las ventajas del software como servicio son indiscutibles, necesitamos menos infraestructuras, trabajamos con software actualizado, pagamos por lo que utilizamos y tenemos incluidas medidas de protección y seguridad.

Pero cuando hablamos de software de gestión, ERP, contabilidad, facturación, CRM, etc., soluciones con cierto peso específico dentro de la empresa, la cosa se complica un tanto, ¿compensan las ventajas los peligros aparejados a este modelo? ¿es seguro utilizarlo?

El principal miedo es el de la seguridad de los datos, tanto la transmisión como la salvaguarda de los mismos, así como el poner en manos de terceros información sensible de nuestra empresa, tanto de su buena o mala marcha como en lo referente a información protegida por la Ley de Protección de Datos.

Aunque actualmente no se aplica en mucho volumen, personalmente apuesto por el SaaS y apuesto por la seguridad con que se tratan los datos. La mayor parte de las empresas que ofrecen software bajo este modelo incluyen en sus servicios la copia de seguridad de los datos e implementan las medidas de seguridad y organizativas necesarias para cumplir con la LOPD, en ello les van las posibilidades de éxito de su producto.

Pero ya que vamos a poner en sus manos uno de los principales activos de nuestra empresa, la información, no es cuestión de cruzar los dedos y esperar que todo vaya bien, es imprescindible tener la seguridad de que estas medidas van a ser aplicadas a rajatabla, y la mejor forma de asegurarnos de ello es reflejarlo por escrito en el contrato para la prestación del servicio.

Es fundamental pues leer con detenimiento las condiciones ofrecidas antes de contratar cualquier servicio de este tipo, verificar que se explique claramente cuáles son las medidas de seguridad que se adoptan, cuándo se hacen copias de respaldo, cómo se almacenan, quién tiene acceso a los datos y si se pueden recuperar (y en que formato), clave para cuando queramos dejar de utilizar el software en cuestión.

Adelantarse a la LISI, impulsar el departamento TIC gracias a un marco legal.

LISI, seguro que ya la habéis escuchado mencionar numerosas veces, la verdad que por lo que voy leyendo hay un poco de discusión por la parte de censura de información, pero este articulo no trata sobre ese tema, nosotros nos vamos a centrar en el Artículo Segundo “Obligación de disponer de un medio de interlocución telemática para la prestación de servicios al público de especial trascendencia económica”.

Exactamente a que obliga a una compañía aseguradora:

Permitir un acceso vía Internet (telemático) mediante validación de certificado de firma electrónica/DNI electrónico para la prestación de estos servicios.

-Contratación (Pólizas)

-Nueva Producción (Contratación de Servicios)

-Suplementos (Modificación de Servicios)

-Anulaciones (Rescisión de Servicios)

-Consulta

-Datos del Cliente/Asegurado

-Datos Económicos (Histórico de Recibos/Movimientos)

-Documentación (Pólizas/Condicionado General)

-Presentación de Quejas, incidencias, reclamaciones

-Ejercicio de Derechos sobre LOPD.

-Firma Electrónica/Facturación Electrónica.

Con esta nueva ley se abre todo un abanico de oportunidades para las compañías, el sector asegurador siempre ha ido a remolque en la carrera tecnológica, personalmente gracias a esta imperativo legal nos podemos “poner a rueda” en tecnológica y equipararnos a otros sectores.

Os plasmo varios ejemplos de oportunidad:

La opción de dar más funcionalidades al cliente en estos momentos los modelos de distribución de las compañías no están preparados, es una oportunidad para realizar nuevos modelos de negocio “mixtos”

Muy importante, crear webs mas de posicionamiento que de servicios al asegurado, la oportunidad de realizar Portales Autogestionables, utilización de web 2.0, etc…) en definitiva conocer mejor al cliente.

Con este cambio se deberá realizar rediseños de circuitos existentes, es la oportunidad para mejorar procesos y reducción de tiempos de respuesta y finalmente reducir costes para la compañía.

Llegar a la oficina “papel cero” reducción de costes, mejora de procesos de cobro y facturación gracias a la firma electrónica y a la generación de Históricos de facturación digitales.

En la actualidad hay muchas compañías que aun no tiene venta directa, es una buena oportunidad para introducir la contratación on-line.

En los tiempos que estamos, realizar una inversión en una Web que distribuya la venta directa puede ser una forma de reducir costes de infraestructura, de personal y si contratas un Saas puedes reducir costes a nivel de desarrollo y mantenimiento.

Como podría ser un circuito base que englobe la LISI :

• Una vez el cliente realiza una contratación de una pólizas se le facilita una clave de acceso para poder acceder al portal del cliente.
• Para validarse le solicita su certificado personal/DNI electrónico o en su defecto su clave de identificación (PIN).

El portal debe facilitarle al cliente las siguientes opciones:

De consulta

• Consulta de todas sus pólizas
• Consultar riesgos
• Consultar garantías
• Consultar cláusulas
• Consultar tomadores/asegurados
• Consulta de sus recibos
• Impuestos
• Recargos
• Consulta de sus siniestros
• Consulta de sus datos personales

De operatividad

• Realizar suplementos
• Cambio de cuenta bancaria.
• Cambio de datos personales.
• Cambios básicos de la póliza.
• Realizar solicitud para cambios en datos “críticos” de la póliza.
• Realizar solicitud para dar de alta un siniestro.
• Realizar cambio de contraseña.
• Circuito de Quejas y Reclamaciones
• Uso de sus derechos en materia de LOPD
• Posibilidad de realizar nuevas contrataciones.

La parte de firma electrónica hay que tener presente que el circuito correcto de firmado seria:

No voy a entrar en detalle en este articulo, me gustaría estudiarlo un poco mas y volver a escribir sobre la firma electrónica y el DNI electrónico en detalle.

En conclusión, queda claro que el futuro de la gestión On-line es ya un presente.

Y si nos fijamos en el estudio elaborado por red.es sobre el Perfil sociodemográfico de los internautas españoles, a partir de los datos del INE recogidos en 2007, se destaca que "el 57,3% de la población de 16 a 74 años ha accedido a Internet en alguna ocasión, el 49,7% de esta misma población hizo uso de la Red en el último mes y el 44,5% accedió semanal o diariamente".

Otro punto clave a destacar, a partir de las variables sociodemográficas analizadas, es que el perfil medio del internauta en España es: hombre, de 25 a 34 años, con situación laboral activo ocupado y con estudios universitarios o segunda etapa de educación secundaria (Cliente Objetivo).

El mercado Online es un mercado maduro y con gran futuro (Generación de los “Digital Native”),con gran competencia y cualquier paso que se pueda dar de valor añadido puede repercutir en el éxito a futuro, hay que ofrecer una gran usabilidad y funcionabilidad al usuario con relación a sus operaciones por de Internet.

Consultoría de procesos y cuando acaba que hacemos? que tal BPM!

Tengo la suerte de estar rodeado de grandes profesionales a nivel de consultoría. Y hasta hace poco tiempo, unos 6 o 8 meses para atrás en mi caso era difícil implantar y sobre todo alimentar y mejorar los procesos otorgados por la consultara para mejorar nuestra compañía.

Donde trabajaba anteriormente realizamos el intento de montar un BPM para realizar el control de Atención al cliente, en este caso nos encontramos dos grandes problemas, el primero fue que la aplicacion no soportaba lo que nosotros necesitabamos y nos vendieron que si que valía, y el segundo y creo que mas importante, nuestra compañía no estaba preparada para realizar un cambio a procesos.

Actualmente ya llevo unos 3 meses aprox. con BPM la verdad que lo veo muy claro, el BPM da la vida a los procesos que se diagraman en papel y se entrega a un cliente.

Hasta hace nada, te podían diagramar un proceso, explicarte en que puntos fallabas, lo podían optimizar y ya esta! aquí estaba el problema (desde mi punto de vista) normalmente esos proceos que te han diagramado se quedan en un armario y no se hablo mas de ellos, en la actualidad dicho proceso si el cliente quiere, se lo puedes entregar en vida y funcionando al 100% gracias al BPM.

El problema que encontramos es que la mayoría de las compañias no están preparadas para BPM orientarse a procesos, lo que quiere decir que implantar un BPM es un cambio estrategico a nivel global de la compañía, claro que se empezara por un proceso pequeño, pero si se empieza se debe migrar toda la compañía a procesos y la verdad que es un proceso lago y costoso, pero es el futuro.

En la actualidad conozco 3 BPM de pago y 4 opensource, no os voy a engañar, los de pago tienen mas módulos y "pueden" tener un mejor servicio de soporte, pero también te digo (y soy pro opensource) las soluciones opensource que conozco a nivel funicionar de workflow no tiene nada que envidiar a las de pago.

En conclusión quiero dejar en vuestra mente es que a opinión personal el BPM es una solución perfecta para la consultoría de procesos para poder dar vida a dichos procesos y poder controlar en todo momento el workflow de los procesos.

Son herramienta verdaderamente interesante y muy potentes, porque a parte lo que he encontrado con la experiencia y gracias a los Web Services y los adapters, un BPM es una herramienta perfecta para desarrollar un EAI, este punto en concreto me centrare en estos dias para poder poneros un ejemplo claro.

Parte 3/4 - Como seleccionar una Saas, puntos a valorar

Si comienzas a hacer numero, la verdad que el Saas para una compañía es muy rentable, por ejemplo:

Podemos llegar a mejorar en un 30% los ratios de consolidación, podemos llegar a reducir un 20% el consumo de energía y refrigeración.

A nivel de almacenamiento podemos llegar al 50% de ahorro, un poco más relativo pero también aceptable es llegar al 30% de aumento de productividad, este punto no lo tengo claro.

Finalmente y orientado a cliente, se puede acelerar hasta un 40% los tiempos de entrega de los servicios.

Con una presentación así, hay que saber o mejor dicho tener presente unos Conceptos para poder evaluar una Saas.

A nivel personal, lo que yo he encontrado que tiene más peso son los siguientes:

Personalizable. ¿Como de personalizable es la aplicación? Esta una de las características básicas que debe darte una aplicación saas. Si esta va a dar servicio a mucha gente debe haber un equilibrio razonable sobre lo que no es parametrizable y lo que si es para cubrir las mayores expectativas posibles.

Fiabilidad. La aplicación saas te ofrece ¿un rendimiento óptimo, disponibilidad cercana a 24×7, seguridad y confidencialidad de tus datos, facilidades para escalar

y facilidades para añadir nuevos usuarios?. Tener un sistema de auditoria externa como Sas70 tipo II va bien para asegurar que todo lo anterior puede dártelo con su infraestructura y procedimientos.

Precio. ¿Cuanto te va costar la aplicación? Cuenta pagos mensuales por el número de usuarios y los pagos a realizar por conceptos como consumo de megas, cpu, ancho de banda. Compáralo si puedes con el coste de un software que puedas instalar en tu infraestructura, la inversión en infraestructura si fuera necesario, el mantenimiento y amortización de esta infraestructura, el mantenimiento del software.

Conectividad . ¿Te interesa conectar las aplicaciones que ya tienes en tu empresa con la aplicación saas? Si es así, ¿Te permite la saas conectarte con esas aplicaciones a través de una API,ws,adapters,…?

Quiebra del ISV. En que caso de quiebra del proveedor de la solución saas, ¿podré disponer del software para ejecutarlo en mis instalaciones? ¿Puedo descargarme los datos de la aplicación y utilizarlo en otra aplicación saas o in-house?

Cobertura del software. Relacionado con el anterior. ¿en que lenguaje está realizado el software? ¿es un lenguaje que tiene aceptación? ¿Podrás encontrar a desarrolladores que te mejoren y arreglen la aplicación en caso de quiebra del ISV?

Mantenimientos del saas. ¿Disponen de un calendario de actualizaciones y éste es acorde con la no utilización del saas en tu empresa?

Alojamiento. ¿Donde tiene el proveedor alojado tus datos? ¿En otro proveedor o en su propia infraestructura?, ¿cumple tu empresa con la LOPD dejando los datos en el proveedor y cumple el proveedor con la LOPD?

Monitorización. ¿Dispone el proveedor de saas de una herramienta para monitorizar el funcionamiento y el rendimiento de la aplicación y esta pueda ser consulta por ti como usuario?

Estos puntos es un pequeño ejemplo de conceptos básicos que hay que tener en cuenta, si estáis interesados en profundizar mas, solo hace falta que lo comentéis.

Informacion extraida del post: http://www.saasmania.com/2009/03/06/puntos-a-tener-en-cuenta-para-evaluar-una-saas/

Gracias Jose Carlos.

OpenSource y Gestión de proyectos, buena combinación

Este articulo va sobre las posibles herramientas opensource para la gestión de proyectos y la gestión de los departamento de atención al cliente, en general una herramienta que puede abarcar la gestión de un departamento y la gestión y control de proyectos, tanto internos como externos, exactamente quiero explicaros mi experiencia con una herramienta de gestión de departamento OpenSource y finalmente os quiero hacer mención sobre un nuevo producto que he descubierto y me parece interesante.

Cuando estaba trabajando en mi anterior trabajo, me encontré con la problematica que unos de nuestros proveedore (desarrolladores de software) trabajaban desde Madrid, esta casuística era un problema a nivel de control y gestion de bugs.

En colaboración con el departamento de sistemas encontramos una aplicación llamada GLPI,

solo puedo decir que es impresionante, os comento.

Una de las característica que hizo que nos decidíamos por esta herramienta fue que era totalmente WEB (php y mysql) y tenia una gestión de usuario (via ldap) muy potente.

En la primera fase, la utilizaba exclusivamente para Gestión de proyecto, es una herramienta potente, puedes crearte los proyectos, asignarle recurso, costes, generación automática del diagrama de gantt, y realiza una documentacion en formato encuadernación sobre el proyecto digna de quitarse el sombrero, para concretar realiza un documento con portada, indice, todas las tareas detallas por estados y finalmente imprime la situación actual con el diagrama de gantt.

Lo bueno al ser web, pude crear unos usuarios con unos roles, privilegios y visibilidad concreta para que nuestro proveedor pudiera acceder y alimentar la situación de sus tareas.

Una vez ya teníamos al 100% la gestión de proyecto, arranque la segunda fase que era la alimentaron de una Base de datos de conocimiento, basandose en la metodologia ITIL, como la tipologia y estados de las tareas.

En paralelo a la segunda fase encontramos que tenia un modulo de CAU (Centro Atencion al Usuario) digna de la mejor herramienta de pago, así que iniciamos la gestión de incidencias, tanto internas como externas por el modulo de CAU del GLPI (http://www.glpi-project.org/spip.php?article41) y hasta el día que me fui funcionaba muy bien.

A parte de toda la parte de gestión, cabe Remarcar que tiene un modulo completo de gestión y auditoría de sistemas, a nivel de red y aplicaciones.

Bueno espero que con esta breve explicación os podáis llegar hacer una idea de las aplicaciones opensource pueden llegar a ser tan competitivas como las de pago.

La otra herramienta que os quiero comentar, la he descubierto hace muy poco, es Teambox, un gestor de proyectos sencillo y gratuito bastante interesante para empresas pequeñas, no puedo explicaros por ahora mucho mas porque estoy en pleno testing de la herramienta, os voy informando.