Automatización de tareas para ser más productivos

Las empresas están haciendo grandes esfuerzos por lograr ser más productivos, si bien desde un enfoque del trabajador, en mayor o menor medida todos nos podremos aplicar el cuento, sea cual sea nuestro ámbito.

Personalmente para empezar de una forma fácil, podemos intentar automatizar cualquier tarea que sea recurrente en nuestra vida laboral.

Ya en el libro de Thomas Limoncelli sobre la gestión del tiempo nos habla sobre esto y nos pone un ejemplo que considero muy interesante. Nos habla de echar gasolina al coche, que siempre nos quedamos sin ella en el peor momento, y que el finalmente decidió que lo mejor era echar gasolina todos los Viernes, invariablemente de como estuviera el deposito. Con esto automatizo una tarea, la integró dentro de una rutina y una vez que una tarea esta integrada dentro de la rutina es como si prácticamente nos olvidásemos de ella. Pensad en el hecho de echarle azúcar al café, lo hacéis por rutina, casi ni os dais cuenta de ello, o poneros el cinturón en el coche, etc, etc.

Esta automatización si la vemos a un nivel técnico es aún más fácil. Una gran cantidad de las herramientas que utilizamos nos permiten trabajar con estas automatizaciones. Un ejemplo sencillo es la facilidad que nos da nuestro correo para realizar respuestas automáticas frente a algunos tipos de correos determinados o cuando nos vamos de vacaciones. Podemos también ya a un nivel más técnico programar acciones mediante macros en nuestro procesador de texto o editor de imágenes. O siendo aún más técnico preparar nuestros propios scripts para que realicen tareas repetitivas por nosotros.

Una tipo de herramienta que nos puede servir para automatizar tareas y yo considero muy interesante son aquellas que sustituyen textos cuando escribimos un detonante. Por ejemplo hacen que si escribimos la palabra”;dirección” ese texto se sustituya automáticamente por una dirección completa, lo cual es muy útil cuando tu dirección es muy larga como sucede en mi caso. O si somos incapaces de recordar el teléfono de nuestra oficina y siempre tenemos que consultarlo podemos crear otro cambio que sea por ejemplo ”;telf” que al escribirlo ponga nuestro número.

Aún más interesante puede ser el hecho de configurar esto para directamente realizar respuestas completas a un email. Por poner un ejemplo si recibimos mails en los cuales nos ofrecen un tipo de trato que no nos interesa y estamos hartos de contestar uno por uno, lo mejor sería automatizar esto, por ejemplo cada vez que escribiésemos; nointeresado se cambiaría por toda la parrafada en la cual agradecemos pero rechazamos su oferta.

De cualquier modo las formas de automatizar procesos son tantas como procesos existen. Debemos tener en cuenta que el proceso de automatización requiere un tiempo, por el pensar como hacerlo, el ponerlo a cabo, así que siempre debemos pensar si la tarea se repetirá tantas veces como para que merezca la pena invertir tiempo en automatizarla. Normalmente cuando una tarea se va a repetir tantas veces como para que nos lleguemos a plantear esto suele suceder que merece la pena automatizarla.