CRM OpenSource hay que atreverse a probar!

El principal problema para conseguir un CRM es el precio de estos productos: las soluciones más completas están pensadas para grandes empresas y muchas veces no es un gasto asumible si los gastos corren de nuestra cuenta.

Zoho, que se ha especializado en soluciones semigratuitas para empresas, dio no hace mucho una posibilidad muy interesante: la de tener un CRM con suficiente potencial para cubrir nuestras tareas de relación con los clientes y que en microempresas (tres usuarios máximo) es gratis.

¿Más allá del precio es una solución útil? Sí. Puede que Zoho CRM no sea el programa perfecto, está situado en la nube, tiene todas las opciones más usadas en este tipo de productos (facturación, campañas, productos, recordatorios), permite personalizarlo completamente y cuenta con el apoyo de una empresa que funciona y que nunca ha dejado de buscar nuevas soluciones online para las empresas.

Uno de los puntos fuertes de Zoho CRM es la posibilidad de gestionar el sistema según roles y permisos. Habrá usuarios que no deban tener acceso a las zonas de la base de datos a las que otros del equipo sí puedan acceder. La configuración de este punto es simple y muy intuitiva, como casi todo Zoho CRM.

La sincronización con algunos programas habituales en la gestión de agendas y calendarios funciona muy bien. Con Outlook no hay ningún problema, por ejemplo, ya que Zoho ha creado un plugin para unir ambos programas, algo que en entornos empresariales tradicionales facilita mucho la vida: parece que una gran mayoría de empresas no se atreve a probar otro gestor de contacto/agenda/etc…

Además, la importación de datos desde otros sistemas CRM es sencilla y casi sin fallos y tiene un buen manejo del flujo de trabajo, con un potente servicio de alertas y mensajes, de manera que dirigir un pequeño equipo comercial es realmente simple.

Poco a poco las compañías se adecuan a las peticiones de los usuarios y están comenzando a sacar a la red versiones (limitadas) de sus productos comerciales, pero la verdad que como Zoho, aunque se limite por usuario, la solución que nos proponen es muy atractiva y UTIL.

Automatización de tareas para ser más productivos

Las empresas están haciendo grandes esfuerzos por lograr ser más productivos, si bien desde un enfoque del trabajador, en mayor o menor medida todos nos podremos aplicar el cuento, sea cual sea nuestro ámbito.

Personalmente para empezar de una forma fácil, podemos intentar automatizar cualquier tarea que sea recurrente en nuestra vida laboral.

Ya en el libro de Thomas Limoncelli sobre la gestión del tiempo nos habla sobre esto y nos pone un ejemplo que considero muy interesante. Nos habla de echar gasolina al coche, que siempre nos quedamos sin ella en el peor momento, y que el finalmente decidió que lo mejor era echar gasolina todos los Viernes, invariablemente de como estuviera el deposito. Con esto automatizo una tarea, la integró dentro de una rutina y una vez que una tarea esta integrada dentro de la rutina es como si prácticamente nos olvidásemos de ella. Pensad en el hecho de echarle azúcar al café, lo hacéis por rutina, casi ni os dais cuenta de ello, o poneros el cinturón en el coche, etc, etc.

Esta automatización si la vemos a un nivel técnico es aún más fácil. Una gran cantidad de las herramientas que utilizamos nos permiten trabajar con estas automatizaciones. Un ejemplo sencillo es la facilidad que nos da nuestro correo para realizar respuestas automáticas frente a algunos tipos de correos determinados o cuando nos vamos de vacaciones. Podemos también ya a un nivel más técnico programar acciones mediante macros en nuestro procesador de texto o editor de imágenes. O siendo aún más técnico preparar nuestros propios scripts para que realicen tareas repetitivas por nosotros.

Una tipo de herramienta que nos puede servir para automatizar tareas y yo considero muy interesante son aquellas que sustituyen textos cuando escribimos un detonante. Por ejemplo hacen que si escribimos la palabra”;dirección” ese texto se sustituya automáticamente por una dirección completa, lo cual es muy útil cuando tu dirección es muy larga como sucede en mi caso. O si somos incapaces de recordar el teléfono de nuestra oficina y siempre tenemos que consultarlo podemos crear otro cambio que sea por ejemplo ”;telf” que al escribirlo ponga nuestro número.

Aún más interesante puede ser el hecho de configurar esto para directamente realizar respuestas completas a un email. Por poner un ejemplo si recibimos mails en los cuales nos ofrecen un tipo de trato que no nos interesa y estamos hartos de contestar uno por uno, lo mejor sería automatizar esto, por ejemplo cada vez que escribiésemos; nointeresado se cambiaría por toda la parrafada en la cual agradecemos pero rechazamos su oferta.

De cualquier modo las formas de automatizar procesos son tantas como procesos existen. Debemos tener en cuenta que el proceso de automatización requiere un tiempo, por el pensar como hacerlo, el ponerlo a cabo, así que siempre debemos pensar si la tarea se repetirá tantas veces como para que merezca la pena invertir tiempo en automatizarla. Normalmente cuando una tarea se va a repetir tantas veces como para que nos lleguemos a plantear esto suele suceder que merece la pena automatizarla.

Herramientas útiles de Google para potenciar nuestra Web

Google en su nube nos ofrece varias opciones para impulsar nuestra Web que pueden ser muy interesantes, pueden colocarnos y posicionarnos mejor en los buscadores.

Una de las cuestiones que tenemos que hacer es incluir nuestras páginas webs y demostrar que somos los propietarios de los sitios web. Para ello nos bastará con incluir un archivo html de verificación, o una etiqueta en la cabecera de la página. Es una opción segura que garantiza que somos nosotros los responsables de la página web. Una vez completada esta verificación tendremos acceso a las distintas funcionalidades que nos ofrecen.

En los tiempos que corren, hay que ser proactivo!

El término proactividad, para quien le suene desconocido, es el hecho de tomar la iniciativa frente a las situaciones en la vida, en este caso las que nos ocupan las laborales. Lo contrario de una personas proactiva sería una persona reactiva, es decir aquella que actúa en consecuencia de algo que ha sucedido, un % elevado de los trabajadores son reactivos, no es culpa del trabajador, muchas veces el propio trabajo que realizan le impide ser proactivo.

El problema que te puedes encontrar en la actualidad es que por motivos de cargas de trabajo, las personas proactivas pierden el valor añadido y finalmente, después de asimilar que no te hacen caso, poco a poco tus hábitos se vuelven reactivos, pues NO, si no puedes ejercer tu proactividad en el trabajo, tienes que se lo suficiente fuerte para poder ir ejerciendo dicha proactividad en tus tareas personales y tus hábitos diarios.

Por poner un ejemplo práctico: supongamos que somos técnicos de sistemas de una empresa, un buen día nos percatamos de que un disco duro se ha llenado y en ese momento pedimos que nos manden uno nuevo y lo cambiamos. Esta sería la forma de actuar reactiva, por contra la actuación proactiva sería que hacer revisiones periódicas a los discos y en el momento que nos detectemos que un disco esta cerca de estar lleno y lo sustituimos, anticipándonos de esta forma al problema.

Esto puede aplicarse a todos y cada uno de los trabajos, pensad en el vuestro y os daréis cuenta de que es así. Estaréis dedicando algo de tiempo a monitorizar y prevenir, pero ahorraréis mucho tiempo en darle solución a problemas, ya que no se producirán. Inclusive seremos mucho más dueños de nuestro tiempo, de este modo no tendremos tantas interrupciones que no dependan de nosotros.

Por supuesto que seguirán produciéndose situaciones ante las que sólo podamos actuar de una forma reactiva. Y es que siempre surgen inconvenientes inesperados, pero una buena organización puede hacernos altamente proactivos y estar por delante de estos problemas en la mayoría de los casos.

En conclusión, tener presentes que ser proactivo es un estado mental, o mejor dicho es una forma de ver las cosas. En definitiva si ejerces una proactividad te facilitas el trabajo porque llega un momento que te avanzas a los problemas y los ver venir.

Herramientas para impulsar nuestra marca por internet

En la actualidad organizamos en una sola página toda la información relacionada con la empresa, gracias a utilizar la publicidad online y el marketing. Por ahora puedes encontrar a Google que nos ofrece barias herramientas para impulsar y mejorar nuestra Web corporativa, así como la presencia de nuestra empresa en la Web.

Vamos a analizar las posibles soluciones que nos ofrece Google:

Publicidad online: Nos propone hacerlo a través de Adwords, y lo mejor es que nos ofrece el testimonio de varios casos de éxito en la publicidad de su buscador. Hoy por hoy es el más utilizado en nuestro país.

· Presencia web: Nos proponen situar nuestra empresa en Google Maps y subir vídeos a Youtube. Respecto a lo primero, no cuesta nada y siempre saldremos beneficiados, la parte de subir videos, la verdad que no lo veo tan atractivo, porque pocas empresas PYMES tiene videos corporativos.

· Herramientas para mejorar nuestra web: En este caso simplemente yo no las contemplaría, puesto que la mayoría de los alojamientos web ya nos las ofrecen sin necesidad de hacer nada más. Por lo general tenemos estadísticas bastante completas y las herramientas de mejora no me parecen muy interesantes. Nada de colocar el buscador de Google en mi página, mejor un simple buscador interno. Además esta función la tienen casi todos los navegadores ya por defecto.

· Productividad: nos proponen utilizar GMail, Google Docs o Google Calendar. Son funciones que las empresas ya tienen implementadas en modo local y en caso de dar el salto a la nube quizás la colección de programas que nos ofrece Zoho es mucho más completa, sobre todo para las pymes.

En definitiva, es una buena idea la de agruparlo todo en una sola página. Igualmente los beneficios que ofrece Google hoy en la actualidad cualquier alojamiento Web ya te esta ofreciendo los mismos o puede ser que te den mas ventajas que las que ofrece Google.

Pero siempre debemos tener presente que Google tiene mucho peso en la red y seguro que cada dia ira mejorando poco a poco sus herramientas de posicionamiento y sus herramientas de colaboración.

Bing consigue un 10,7% de cuota de mercado en EEUU

La herramienta de Microsoft ha escalado posiciones en el mercado de las búsquedas online de EEUU con un crecimiento del 22,1% en el mes de agosto.

Bing ha logrado colarse entre los buscadores más utilizados de EEUU.

Según el informe de Nielsen Online, la herramienta de Microsoft logró en agosto de 2009 un aumento del tráfico del 22,1% respecto al mes anterior, haciéndose con un 10,7% del pastel de las búsquedas online.

En total Bing ofreció en agosto unas 1.156 millones de búsquedas, en tercer lugar tras Google con 6.986 millones de búsquedas y una cuota de mercado del 64,6%, y Yahoo! con 1.726 millones de búsquedas y una cuota de mercado del 16%.

El mes de agosto ha sido uno de los más fructíferos para Microsoft, que ha visto como su buscador se asentaba entre los internautas a consta de Yahoo!, que ha registrado un 4,2% de búsquedas menos.

Método Jerry Seinfeld, como optimizar el trabajo automatizando tareas

Navegando por la red, he descubierto un blog “blog de Thinkwasabi” me he parado a leer una entrada sobre como generar hábitos productivos.

El método que nos propone Jerry Seinfeld para crearnos estos hábitos es muy sencillo, es tan sencillo que funcionará seguro, y es que en la productividad al final todo se basa es reducir los gestos a su mínima sencillez.

El método consiste en hacernos con un calendario, tamaño folio la forma es lo de menos, de lo que de verdad se trata es una vez que hemos decidido el hábito que queremos repetir, tachar el día con un marcador que destaque cada día que llevamos a cabo dicho hábito.

Es importante situar el calendario en una posición bien visible de forma que cuando lo veamos nos recuerde que tenemos que desarrollar esa tarea que queremos convertir en hábito. Si algún día no lo logramos tendremos que marcarlo también de otra forma, en otro color, rellenando toda la casilla del calendario o haciendo algún dibujo. De esta forma nos daremos cuenta rápidamente que si tenemos varios fallos tenemos que trabajar en la resolución de ese problema.

He realizado un resumen muy rápido, por este motivo os invito a visitar la página de Thinkwasabi donde esta explicado de otra forma y lo mismo os resulta más clarificador. Hay que tener presente que el método es lo de menos, lo que nos debe quedar claro es la importancia de tomar hábitos de trabajo, un hábito es algo que nos sale natural, que no nos cuesta esfuerzo el llevarlo a cabo más allá del esfuerzo que pueda plantear esa actividad. Si no hemos desarrollado el hábito tendremos que realizar las tareas de acordarnos y vencer la pereza para no procrastinar la tarea.

Como siempre comento, en cualquier área, tenemos que ir poco a poco, no es necesario al principio marcar como habito todo lo que realizas al día, como consejo que os puedo dar, empezad por una o dos tareas que sean repetitivas y que creáis que seria un buen habito de trabajo.

Una ultima recomendación, el calendario si puede ser que no sea “electrónico” porque entonces dependemos del pc en todo momento, si es posible y el espacio os lo permite, colocar el calendario con vuestras tareas en un lugar visible en vuestro puesto de trabajo e intentar iniciar el método de automatizar tareas utilizando los hábitos de trabajo.

Jornada puertas abiertas sobre BPM

Inscripción vía web : http://www.inese.es/formacion/detalle_formacion/-/asset_publisher/gwB2/content/jornada-bpm-bajo-el-punto-de-mira-casos-de-exito-y-experiencias

En la actualidad el BPM esta cogiendo protagonismo dentro de la automatización de procesos en las compañias, aprovechamos esta situacion para montar unas jornadas de puertas abiertas sobre casos prácticos de utilización de varias soluciones BPM y experiencias de clientes. Patrocinado por ORACLE y AURAPORTAL.

Se dividirán las jornadas en dos ciudades, en Madrid el 14 de octubre y en Barcelona el 20 de octubre.

El BPM, Business Process Management, nace como una alternativa a la programación convencional para la automatización de los procesos y tareas de cualquier organización.

En esta jornada estudiaremos y analizaremos las características más relevantes del BPM y profundizaremos en sus beneficios a través del desarrollo de ejemplos prácticos.

El BPM implementa con rapidez nuevas estrategias de negocio y produce una mejora continua desminuyendo las necesidades de captación y formación y optimizando el uso de recurso humanos, ofreciendo consistencia de información y de servicio, reducción de costes y extensión del proceso a terceros…

Leer más y bajar inscripción:

http://80.34.142.68/csi/docs/FOLLETO%20BPM%20AGOSTO%2009.pdf

Sistema opertativo FREE para PYMES, distribución SUSE Studio 1.0

Debo reconocer que dentro del mundo de código libre no estaba muy entendido hasta que me he introducido en el proyecto Morfeo y he comenzado el estudio del codigo libre.

En cambio soy pro- OPENSOURCE, me encanta, ya tengo presente que no es lo mismo y una vez te introduces en el GNU-LINUX reconozco que me tiene absorbido, hoy quiero hablar sobre una distribución de linux para pymes, SUSE le he empezado a probar ahora y por ahora me gusta, yo actualmente en casa tengo ubuntu y quiero probar Fedora, que por lo que he leído pinta buenas manera.

Para ser exactos hablare de Suse Studio 1.0 orientado 100% para pymes, para personalizar la distribución para nuestra empresa permitiéndonos ir escogiendo distintos componentes a la hora de montar nuestra propia distribución corporativa, hoy voy ha ofrecer un resumen de Suse Studio 1.0 después de realizar la prueba del software.

En la primera pantalla nos pide seleccionar los aspectos más generales, tipo de escritorio, tipo de distribución, si es una distribución para servidor o para escritorio, 32 o 64 bites. Una vez que hemos definido estos aspectos básicos, es decir, ya hemos armado el esqueleto sobre el cual montaremos nuestra distribución corporativa llega la hora de personalizarlo.

El siguiente paso es seleccionar que software adicional queremos que lleve nuestra distribución. En este sentido Suse Studio es muy flexible puesto que nos permite elegir por distintos métodos, ya se añadiendo directamente el paquete rpm con el software, indicando el repositorio que queremos añadir o por paquetes sueltos, que están organizados por categorías. Nos permite ver que paquetes tenemos seleccionados y nos hace recomendaciones a la hora de instalar nuevos.

Una vez en este punto nos toca configurar las preferencias como idioma, hora, y si vamos a utilizarlo bajo VMWare también tendremos que configurar un par de opciones. Se trata únicamente de ir escogiendo opciones para generar nuestra distribución corporativa y no tener que realizarlo equipo por equipo una vez que lo vamos instalando. Esta es la gran ventaja de SuseStudio, que una vez realizada la maqueta base casi no tendremos que añadir ni tocar nada una vez terminada la instalación.

Por último, antes de concluir nos permitirá subir a la maqueta algunos archivos, como pueden ser documentación que consideremos interesante de nuestra empresa o de distintos departamentos. Muy útil para tener ya una vez instalado el equipo todos los archivos básicos para nuestro trabajo diario. En este sentido se nota que Novell ha pensado en las empresa a la hora de crear este servicio para crear nuestras propias maquetas.

Una vez concluida la selección la última pantalla nos hace un examen de todas nuestras opciones y nos dará algunas recomendaciones a la hora de construir nuestra distribución si fuera necesario. Una vez realizado tendremos la opción deprobarlo sin necesidad de descargarlo a través del navegador. En caso de que no nos funcione como nosotros deseamos podemos vover atrás y rectificar.

Para resumir ,si queremos que las pymes adopten soluciones Linux tendremos que poner las cosas lo más fáciles posibles. Dentro de las infinitas posibilidades de personalización que nos ofrecen estas distribuciones, crear una distribución corporativa con los programas, documentos y preferencias de la empresa sin duda es una ventaja y un ahorro de tiempo considerable.

EcoFirma, una buena aplicación del Ministerio de Industria, FREE!!

Desde hace varios meses sigo interesadamente el plan avanza, y gracias a dicho seguimiento he encontrado esta pequeña aplicación que creo que puede facilitar la vida a las personas que deben firmar documentos electrónicamente.

El Ministerio de Industria Turismo y Comercio, ha puesto a disposición de las pymes la aplicación eCoFirma. Una aplicación que sirve para firmar documentos electrónicamente de una manera sorprendentemente sencilla y rápida. Permite además firmar cualquier tipo de archivo por varios firmantes simultáneos.

Para el responsable de una pyme, pensar en firmar electrónicamente un documento pude sonarle a algo complejo, engorroso y que va a requerir de profundos conocimientos técnicos. Pues bien, gracias a eCoFirma, solamente es necesario tener instalado el certificado digital o disponer de DNI electrónico y seguir las instrucciones (viene con un manual muy completo) de este sencillo programa.

La aplicación presenta tres aspectos muy interesantes. Se puede firmar con certificado digital y también con DNI electrónico. Permite firma por parte de varios actores. Y permite firmar no sólo documentos (.doc o .pdf) sino cualquier tipo de fichero, como por ejemplo fotos (.jpg).

Los requisitos de la aplicación son:

• Máquina virtual JAVA 1.5 o superior.
• Sistema Operativo Windows XP, WIndows Vista o 98 o Linux 2.6 (sólo acceso al almacén de certificados de Mozilla)
• Requisitos de memoria: 128MB aunque se recomienda disponer de 512MB

Imaginemos por un momento que formamos parte de un consorcio de 8 empresas de toda España que han solicitado un Plan Avanza I+D+i. Tenemos la solicitud pre-aprobada pero es necesario presentar en pocos días un documento firmado por todos los miembros del consorcio o se perderá la ayuda. En lugar de generar el documento, imprimirlo en papel, hacerlo circular por las ocho empresas para firmado y su envío postal al Ministerio, gracias a EcoFirma, en pocas horas podríamos:

• Generar el documento en formato .doc .pdf
• Enviarlo por correo electrónico sucesivamente a cada miembro del consorcio, para que fueran agregando con EcoFirma sus firmas electrónicas.
• Una vez completada la ronda, lo podemos mandar por correo electrónico al ministerio, con la misma validez legal que el documento homólogo en papel.

El programa es tan sencillo de usar, que si tienes a mano tu certificado digital o DNI electrónico (con su elemento lector) que seguramente podrás firmar un documento con éxito incluso en caso de una emergencia usándolo por primera vez. Aunque es recomendable echar un vistazo al manual y practicar firmando algún archivo antes.

Aplicación Ecofirma Descarga: http://oficinavirtual.mityc.es/javawebstart/soc_info/ecofirma/launcher_ecofirma.jnlp

Manual apliación Ecofirma:http://oficinavirtual.mityc.es/javawebstart/soc_info/ecofirma/Manual%20de%20usuario%20aplicacion%20escritorio%20eCoFirma%20v1.0.pdf

La vuelta al trabajo, animo!

Dentro de 4 días vuelvo a la vida normal, es decir, a trabajar, hace un tiempo leí un articulo sobre como afrontar el retorno de vacaciones que quiero compartir con vosotros.. Cuando volvamos el primer día posiblemente nos vamos a encontrar con toneladas de cosas con las que ponernos al día. Esto puede causar en nosotros un estrés nada beneficioso que puede hacer que la vuelta al trabajo sea más dura de lo que debería ser, sin embargo, si seguimos unas pautas básicas, podemos volver de las vacaciones y no morir en el intento.

Lo primero que debemos hacer al ver la cantidad de trabajo que tenemos es no agobiarnos, muchas veces lo que tenemos delante es mucho menos de lo que parece y podemos sacarlo de delante en un par de días si nos organizamos y nos esforzamos.

Lo segundo que debemos hacer es fijarnos una rutina de trabajo, algo similar a lo que nos recomienda la filosofía Zen to Done pero adaptado a sacarnos de encima el trabajo y aplicando los métodos de productividad a los que estemos más acostumbrados. Si somos unos adictos al GTD, el método de David Allen nos vendrá de perlas, aunque si no estamos demasiado acostumbrados y vemos que clasificar las tareas no nos va a resultar últil ni eficiente en estos momentos (a mí me ocurre), podemos optar por realizar una lista To-Do( la aprendir en el Master) , es decir, una lista de las cosas que tenemos que hacer.

A mí la lista To-Do me resulta particularmente útil en estos casos, me ayuda a enumerar todas las tareas que tengo que hacer y clasificarlas según su importancia o urgencia. No me atrevo a decir que es el mejor método para organizarse tras la vuelta de las vacaciones, pero es sin duda el más sencillo, rápido y sin necesidad de adaptación que podemos encontrar.

Aparte de buscar una manera de organizarnos lo que debemos hacer también son abundantes descansos mientras estamos trabajando. Al volver de vacaciones es normal que nos agobiemos por estar todo el rato sentado o haciendo lo mismo, ya que hemos estado unos días desconectando de algo a lo que estábamos acostumbrados y cuesta volver a la rutina. Estos descansos deben ser frecuentes y cortos, que nos sirvan para despejar la cabeza y respirar pero que no sean una excusa para caer en la vagancia o procrastinar (de ahí la frecuencia y el tiempo). Si podemos salir a tomar el aire, mejor que mejor.

Volvamos a nuestro horario habitual lo antes posible. En vacaciones solemos acostarnos a las tantas y levantarnos cuando el cuerpo lo pide, algo que sienta muy bien en nuestros días libres pero que mata a nuestro cuerpo al no tener una regularidad. Nada más volvamos de vacaciones debemos volver a nuestro horario habitual, para así acostumbrar a nuestro cuerpo a dormir en las horas normales y en su justa medida.

Y como consejo final, recomiendo tener paciencia y tranquilidad, ya que aunque es algo difícil de encontrar en estas situaciones, si nos tomamos las cosas tranquilamente y con paciencia, el trabajo saldrá solo poco a poco. Aún así, cada maestrillo tiene su librillo y cada uno puede tener un método que se adecua a sus necesidades para volver de las vacaciones.