Redactar un mail correcto, varios consejos

Aunque estemso en pleno Agosto, he encontrado varios articulos sobre la buenas acciones para redactar un correo que vale la pena hacer mención.

Hoy en dia y por experiencia propia, estamos ATADOS al mail, es mas, os podeis imaginar trabajar hoy en dia sin mail?? es casi imposible y si te quedas si servidor de correo varias horas o dias, se puede llegar a generar un desastre.

Bueno volviendo al tema que me interesa, como comentava, hoy en dia el mail es muy importante y por este motivo os voy a dar varios consejos que personalmente utilizo y van muy bien, otro dia os explicare la metodologia de etiquestas GTD, MUY INTERESANTE.

Siguiendo estas normas nos ahorrarán mucho tiempo, o en otras palabras nos harán más productivos. Estos son los consejos de netiqueta en los correos que os propongo:

· Usar un asunto adecuado

Con esto me refiero a que no sea ni demasiado largo ni demasiado corto. Ha de ser conciso pero explicativo y tiene que tener algo diferenciador, algo que lo diferencie de los demás.

Veamos por ejemplo queremos mandar un mail de presentación a alguien, en el que le decimos quienes somos y alguna cosa más. Podríamos usar un asunto como: “hola”, el problema de esto es que a la persona que lo recibe el asunto no le da ninguna pista y será lo primero que verá del correo.

Es más, es posible que su programa de mail se lo agrupe por conversación con otros con el mismo asunto, de ahí la importania de ser diferenciador. Veamos otro posible asunto que podría haber elegido otro persona: “Hola soy Rodrigo Fernández editor de Moviéndonos, nos conocimos en las conferencias de Mayo en Sevilla.” Bien este asunto es bastante explicativo, demasiado de hecho, que es su problema, no nos queda mucho por decir en el cuerpo del mensaje, de hecho seguramente el programa que use la persona que recibe el correo lo corte y no vea el final, porque sería demasiado largo. En mi opinión una mejor idea sería: “Hola te escribo desde Moviéndonos”, mi nombre ya aparece como remitente del correo por lo que es información redundante y la parte de donde nos conocimos ya se la daré al comienzo del cuerpo del mensaje.

Al usar algún elementto clave e identificador no solo servirá para que el receptor nos reconozca o reconozca la naturaleza del mensaje si no para posteriores búsquedas. A día de hoy con la cantidad de correos que recibimos a diario y las capacidades de almacenamiento que suelen tener nuestros correos tendemos a acumular ingentes cantidades mensajes, cuando queremos buscar algo que tenemos en nuestro correo no lo haremos a mano mirando uno por uno si no haciendo búsquedas. Estas busquedas se podrían hacer por persona o fecha pero en la mayoría de los casos necesitamos algún dato más, si por ejemplo recordamos que nos escribió una persona llamada Luis y hablaba de “oferta comercial” con esos dos datos seguramente demos con el correo adecuado en unos pocos segundos.

· Nunca, pero nunca jamás dejar el asunto en blanco

A veces caemos en el error de dejar el asunto en blanco, en ocasiones esto ocurre porque la otra persona esta esperando este correo, se trata de algo adjunto que en cuando lo vea sabrá lo que es y no necesita mayor información… El problema de esto es que estamos haciendo que sea mucho menos indexable, en listados de correos que nos aparezcan por asunto, el asunto de este no nos dará ninguna pista porque es inexistente. Más aún si el correo esta sólo compuesto de adjuntos ya sí que será imposible de indexar, si se tratan de las fotos de un evento o de lo que sea las tendremos perdidas en nuestro correo, mientrás que el remitente hubiera puesto “Fotos del evento de Sevilla 2008” encontrar dicho email hubiera sido trivial.

· Usar cada hilo de conversación para lo que indica el asunto

Véamos esto con un ejemplo, tenemos un correo que manda alguien que se llama: “Cena de empresa de Navidad 2009”, se empieza hablando de la cena de la empresa, pero de pronto alguien hace notar que jústamente coincide que es el 25 aniversario del jefe y que podríais regalarle algo, se comienza a hablar de esto. Trás unos cuantos correos se habla de que la empresa debería estar más unida y que deberíais ir a hacer “paintball”. Bien al final tenemos una ristra de 120 mails en una misma conversación con un popurri de temas en el que es difícil aclararse. Si sale otro tema se abre otro hilo distinto con otro asunto, tipo “Regalo para el jefe por su 25 aniversario” y ahí se trata lo que sea, de esta forma es fácil seguir o revisar a posteriorí la conversación, incluso si considerás que no va contigo directamente ignoras esa conversación, así ahorras tiempo. Por ejemplo si tu no vas a ir al paintball porque no te gusta nada no harías caso al último hilo abierto, de la otra forma tendrías que leer una parte de cada mail hasta darte cuenta de si trata sobre el paintball, la cena navidad o el regalo del jefe.

Estos tres consejos para mi son algo básico y que se suele saltar a la torera el 90% de la gente, si lo comenzaramos a usar nosotros mismos e intentar de implantar en nuestro entorno conseguiríamos a medio plazo que una gran parte de nuestros correos cumplan estos requisitos, por lo que seríamos mucho mas productivos a los mandos de nuestra herramienta de email. Al margen de esto quedan otros consejos de netiqueta que por supuesto siguen siendo vigente, tales como ser concisos, no escribir en mayúsculas, no usar firmas demasiado largas, escribir correctamente, etc, etc.